Kdo a z jakého účtu
Rozlišíte autora záznamu, uživatele, který e‑mail odeslal, a použitý odesílací účet.
E‑mail manager přímo v Cézarovi
Doklady odešlete
bez přepisování.
Komunikaci máte
pod kontrolou.
Faktury, nabídky i ceníky posílejte přímo z Cézara. Využijete doklady, kontakty a šablony, které už máte v programu. Odeslanou zprávu pak dohledáte i za kolegu. Méně příprav před odesláním, více času na zákazníky.
DOKLAD, ZPRÁVA A FIREMNÍ KONTROLAIlustrační příklad
Faktura z CézaraDoklad + údaje zákazníka
PDF- Komu
- Kontakt pro fakturaci
- Předmět
- Faktura k vaší objednávce
Dobrý den,
v příloze zasíláme fakturu k vaší objednávce. Děkujeme za spolupráci.
Váš obchodní tým
Firemní podpis z účtu odesílatele
Kontrolní kopie pro vedoucíhoPrůběžný přehled o tom, co firma posílá.
Kdo, kdy, komu a co odeslal Návaznost na automatické úlohy Šablony s údaji z programu Kontrolní kopie Hromadné odesílání Podrobná přístupová práva
01 / Od dokladu rovnou ke zprávě
Fakturu pošlete.
Údaje už máte v Cézarovi.
Doklad nemusíte ukládat bokem, hledat k němu adresu a znovu psát doprovodný text. E‑mail manager naváže zprávu na doklad, doplní kontakt a použije vaši šablonu.
Při ruční přípravě e‑mailuS E‑mail managerem
Uložit doklad a vyhledat soubor k přiložení.
Odeslat doklad přímo z Cézara.
Hledat adresu a přepisovat údaje.
Použít kontakt a údaje z evidence.
Znovu sestavovat předmět, text a podpis.
Vyjít ze společné firemní šablony.
02 / Okamžitý přehled o firemní komunikaci
Odběratel nebo dodavatel se vás ptá na odeslaný e‑mail?
Odpověď máte vždy po ruce.
Cézar vám jakoukoliv odeslanou zprávu umí okamžitě dohledat a zobrazit i její obsah, kdo a kdy zprávu vytvořil, včetně výsledku jejího odeslání. Odpověď tak máte po ruce i ve chvíli, kdy je původní odesílatel mimo firmu. Výjimkou jsou samozřejmě zprávy nebo e‑mailové účty, ke kterým máte v programu přístup zakázán.
Kdy a komu
Vidíte datum a čas vytvoření i odeslání, příjemce a adresáty kopií.
Co odešlo a s jakým výsledkem
Předmět, text a přílohy doplňuje stav: připraveno k odeslání, odesláno, nebo chyba s jejím popisem.
Ilustrační příklad evidence
Faktura k objednávce
Odesláno- Odeslal
- Jana · fakturace
- Kdy
- 5. 9. 2026 · 09:14
- Komu
- Fakturační kontakt odběratele
- Příloha
- Faktura.pdf
Nahlédnout do ukázkové zprávy
Dobrý den, v příloze zasíláme fakturu k vaší objednávce. Děkujeme za spolupráci.
Ukázka principu evidence, nikoli skutečný zákaznický e‑mail.
Otevřít a prohlédnout
Ověříte přesné znění zprávy a její přílohy. Při dotazu zákazníka vycházíte z toho, co se skutečně odesílalo.
Přeposlat nebo vytvořit kopii
Na již odeslaný e‑mail snadno navážete. Přeposlání zachová původní zprávu včetně údajů o odesílateli, příjemci a předmětu.
Vyřešit neodeslanou zprávu
U chyby zjistíte příčinu, opravíte potřebné údaje a zprávu znovu odešlete. Práci s evidencí řídí přístupová práva.
03 / E‑mailové šablony
Jednou připravíte.
Celý tým má z čeho vyjít.
Vzorové texty pro faktury, nabídky, objednávky a upomínky spravujete společně. Kolegové nemusejí hledat starý e‑mail jako vzor. Zákazníci dostávají zprávy s jednotným firemním vzhledem a potřebnými údaji.
Mnohem víc než uložený odstavec
Jedna šablona. Pokaždé konkrétní zpráva.
Předmět i text zprávy mohou převzít údaje z konkrétního dokladu. Stejná šablona tak poslouží při opakované fakturaci i odesílání objednávek, aniž by kolega pokaždé přepisoval jejich údaje.
Využít můžete i vaše vlastní údaje v evidenci nebo hodnotu doplněnou při přípravě zprávy.
Šablonu a e‑mailový kontakt lze přednastavit také pro konkrétního partnera a druh dokladu. Faktura tak může mířit na fakturační kontakt, zatímco nabídka na obchodní oddělení.
04 / Opakovanou práci převezmou úlohy
Doklady odcházejí.
Tým má čas na zákazníky.
Ve spojení s Automatem managerem může Cézar odesílat doklady a upozornění podle nastavených pravidel. Vaši lidé nemusejí znovu procházet stejné záznamy a připravovat stejné e‑maily.
Vystaveno v Cézarovi.
Připraveno k odeslání.
Úlohy vyberou faktury, zálohové faktury, daňové doklady k zálohám nebo dodací listy a odešlou je s vaší šablonou. Výběr lze omezit jen na dosud neodeslané doklady.
Zákazník ví,
kdy si přijít pro zboží.
Na přípravu objednávky může navázat avízo k osobnímu odběru nebo doručení. Do zpráv k příslušným dokladům vložíte také údaje o zásilce a odkaz na její sledování.
Připomenutí úhrady
nezůstane na paměti kolegy.
Automat manager vyhodnotí splatnost faktur či záloh a odešle připomínky podle vašich podmínek. Další úloha umí vystavit a odeslat upomínky.
Připravíte zprávy.
Odeslání převezme úloha.
Podporované funkce mohou nejprve uložit zprávy do evidence. Samostatná úloha odešle ty, které čekají na odeslání. Výsledek pak dohledáte ve společném přehledu.
Automatizace podle vašeho provozu
Tyto scénáře vyžadují Automat manager, nastavené úlohy, šablony, odesílací účet a příslušné agendy. Údaje o přepravě závisí na přepravci a jejich aktualizaci v Cézarovi; doplňují se při sestavení zprávy.
05 / Hromadné e‑maily
Oslovte více zákazníků.
Bez opakované práce.
Rozešlete ceník vybraným odběratelům, informaci obchodním partnerům nebo připravené doklady. Kontakty vybíráte z evidencí Cézara a nemusíte kvůli každé akci vytvářet další adresář v jiné aplikaci.
Ceník celé skupině odběratelů
Označíte odběratele a připravíte společný text s přílohou. Cézar vytvoří samostatné zprávy pro vybrané záznamy; nemusíte je zakládat jednu po druhé. K dispozici je také zpráva více adresátům se skrytými kopiemi.
Povolené a zakázané adresy můžete rozlišit podle druhu zprávy. Pravidla se uplatní i při odesílání.
CeníkyObchodní sděleníProvozní informace
Více připravených zpráv najednou
Zprávy nejprve připravíte v seznamu e‑mailů. Oprávněný pracovník je zkontroluje, označí a společně odešle. Odesílání běží na pozadí a jeho výsledek zůstává dohledatelný.
FakturyNabídkyUpomínky
Od přípravy ke společnému odeslání
1Připravíte
Doklady, příjemce a zprávy ze šablon.
2Zkontrolujete
Oprávněný kolega prověří a vybere zprávy.
3Odešlete
Označené e‑maily se odešlou na pozadí.
Rozsah a příjemce rozesílky určujete vy. Její velikost musí respektovat limity vašeho e‑mailového poskytovatele.
06 / Kvalita firemní komunikace
Víte, jak vaše firma
odpovídá zákazníkům?
Kontrolní kopie vám ukážou, co vaši kolegové z Cézara skutečně posílají. Vedoucí může průběžně posoudit srozumitelnost nabídky, úplnost odpovědi i dodržení firemních pravidel.
Má tak konkrétní podklady pro zpětnou vazbu, zaškolení nových kolegů a zlepšení společných šablon. Nemusí si každou zprávu vyžádat od jejího autora.
Kontrola přizpůsobená vaší firmě
Správné zprávy.
Správným odpovědným lidem.
- Pravidla podle typu odesílané zprávy
- Jeden nebo více příjemců kontrolních kopií
- Kopie bez příloh, nebo včetně příloh
- Zapnutí kontrolních kopií u vybraných účtů
- Přístup k nastavení podle oprávnění
Příklad z praxe
Obchodní vedoucí sleduje kopie nabídek a odpovědí svého týmu. Účetní dostává kopie fakturačních zpráv. U textové komunikace zvolíte kopii bez příloh; při kontrole dokladů připojíte i soubory.
07 / Přístupová práva
Každý kolega má pravomoci
podle své odpovědnosti.
Oddělte běžnou práci se zprávami od správy účtů a šablon. Začínající pracovník může zprávy připravovat, zatímco jejich odeslání ponecháte zkušenému kolegovi.
Kdo může co udělat
Prohlížení a zadávání e‑mailů, jejich opravy a mazání, tisk a export i omezení záznamů podle uživatele.
Kdo může odkud odesílat
Samostatná oprávnění pro odesílání z vlastního účtu a z cizích účtů. Kolegové nemusí automaticky získat možnost vystupovat za celé oddělení.
Kdo mění nastavení
Práva pro e‑mailové účty, šablony, kontrolní kopie a seznam povolených či zakázaných adres včetně jeho úprav.
Praktický přínos
Pracovní postup přizpůsobíte firmě a snížíte riziko nechtěných zásahů. Přístupová práva, kontrolní kopie a evidence odeslání se vzájemně doplňují.
08 / Pro obchod, fakturaci i účetnictví
Začněte tam, kde se
práce opakuje nejčastěji.
Nabídka, objednávka, expedice.
Jednotné odpovědi obchodníků, ceníky pro vybrané odběratele a doklady ke zboží. U podporovaných zpráv využijete i údaje k dopravě a sledování zásilky.
Méně přepisování mezi obchodem a expedicí.Doklady a informace k úhradám.
Faktury, zálohové doklady, upomínky, připomenutí úhrad a účetní sestavy podle používaného modulu. Správné kontakty a vlastní šablony pro různé druhy zpráv.
Srozumitelnější komunikace s odběrateli i klienty.Vlastní účty. Známé prostředí. Postup podle vaší firmy.
Pro běžné odesílání potřebujete licenci E‑mail manageru a nastavený firemní e‑mailový účet. Začít můžete se šablonami a doklady, které používáte každý den. Automatické úlohy přidáte podle agend a dalších modulů svého Cézara.
Časté otázky (FAQ)
Hodí se i
pro vaši firmu?
Co potřebujete k používání a kde vám modul ušetří každodenní práci.
Má modul smysl i pro malou firmu bez velkých rozesílek?
Ano. Přínos poznáte i u jednotlivých faktur, nabídek nebo objednávek: využijete kontakt a šablonu z Cézara, přiložíte doklad přímo z programu a uchováte přehled o odeslání. Hromadné rozesílání je další možnost, nikoli podmínka používání.
Musíme měnit naše e‑mailové adresy nebo poštovní program?
Nemusíte měnit firemní adresy. E‑mail manager odesílá přes vaše nastavené účty a používá jejich podpisy. Běžný poštovní program vám dál slouží pro příchozí poštu. Před zahájením je potřeba ověřit způsob připojení a limity vašeho poskytovatele.
Využijeme E‑mail manager také v účetnictví?
Ano. Modul je součástí prostředí skladu, podvojného účetnictví i daňové evidence. Odesíláte doklady a sestavy dostupné v používané agendě. Konkrétní rozsah pro vaši licenci uvedeme v adresné nabídce.
Potřebujeme k běžnému odesílání Automat manager?
Ne. Doklady a zprávy můžete s E‑mail managerem připravovat a odesílat sami. Pravidelné odesílání bez zásahu obsluhy vyžaduje nastavené úlohy Automatu manageru a moduly odpovídající dané činnosti, například práci s objednávkami nebo fakturaci.
Může faktura mířit jinému člověku než obchodní nabídka?
Ano. Pro partnera a druh dokladu lze přednastavit kontakt i šablonu. Faktura tak může odejít do účtárny, zatímco nabídka obchodnímu kontaktu. Údaje do předmětu a textu se doplňují podle konkrétní agendy.
Dokáže kolega navázat na komunikaci, když nejsme ve firmě?
Ano, pokud mu to dovolují přístupová práva. V evidenci dohledá odeslanou zprávu, její obsah, přílohy i autora. Zprávu může prohlédnout, přeposlat nebo z ní vytvořit kopii; přípravu a odesílání lze rozdělit mezi různé kolegy.
Musí vedoucí dostávat kopii každé odeslané zprávy?
Nemusí. Určíte účty a typy zpráv, které chcete sledovat, i příjemce kontrolních kopií. Kopie mohou obsahovat přílohy nebo jen text. Vedoucí tak dostává podklady relevantní pro svou odpovědnost.
Jak zjistíme cenu pro naši firmu?
Odešlete nezávaznou poptávku s registračním číslem Cézara nebo firemními údaji. Připravíme adresnou nabídku pro vaši licenci. Pokud už přicházíte z odkazu s platnou předanou cenou, stránka vám zobrazí objednávkový formulář s touto cenou.
Nezávazná poptávka
Zašleme vám nabídku pro vaši firmu.
Podle registračního čísla nebo IČ dohledáme vaši firmu a zašleme vám vaši adresnou nabídku.
Zašleme vám adresnou nabídku
Stačí vyplnit registrační číslo Cézara. Pokud jej neznáte, instalace se dohledá podle firemních údajů. Odešlete tento poptávkový formulář a obratem obdržíte svou personalizovanou nabídku.