Modul pro obchodní a skladové agendy CÉZAR

Reklamace a servis.
Od převzetí
až k vyřízení.

Zákazník čeká na řešení. Vy potřebujete vědět, kde je jeho zboží, kdo případ řeší a jaký je další krok. Mějte celý průběh, termíny i servisní položky na jednom místě v Cézarovi.

Nezávazná poptávka

Jeden případ. Všechny souvislosti.

REKLAMACE26 / 014

Aku vrtačkaAkumulátor se nenabíjí · 1 ks

Původní prodej: Výdejka 26 / 00842
Řeší: Servisní oddělení
Průběh: Čeká se na dodavatele

Do termínu vyřízení5 dnů

Historie případu Protokoly a doklady

Údaje z původního prodeje Termíny na očích Materiál a práce Přehled napříč případy

Převzetí bez zbytečného opisování

Začněte tím, co už o prodeji víte.

Zákazník přinese vadné zboží. Vy dohledáte původní výdejku, vyberete reklamovanou položku a navážete na údaje, které už v Cézarovi máte.

Prodej je dohledaný

Převezmete zákazníka, zboží a související údaje z dokladu. Méně opisování znamená i menší prostor pro chyby.

Závada má svůj záznam

Doplníte popis problému, požadovaný způsob řešení, datum přijetí a termín. Připravíte protokol pro zákazníka.

Nemáte původní výdejku?

Případ můžete přijmout i bez této vazby. Potřebné údaje o zákazníkovi a reklamovaném zboží doplníte při přijetí.

Přehled o každém dalším kroku

Kde je zboží. Na koho se čeká.
Co je potřeba udělat.

Převzetí, ověření závady, předání dodavateli, návrat a vyřízení. U jednotlivých fází zůstane datum, čas i pracovník. Podle potřeby přidáte také vlastní fáze.

1Přijmout

Zboží, zákazník, závada a termín.

2Vyřešit

Vlastní servis nebo řešení s dodavatelem.

3Předat

Výsledek, protokol a uzavření případu.

Příklad reklamaceAku vrtačka · 1 ks

Čeká se na vyjádření

Víte, komu jste zboží předali a na co čekáte.

U případu zůstane dodavatel, datum předání i pracovník, který tento krok vyřídil. Po návratu doplníte vyjádření dodavatele.

Řešení: předáno dodavateli k posouzení.

Navazující krokPřevzetí od dodavatele a zapsání výsledku

Termíny a odpovědnost

Termín se blíží?
Vidíte to včas.

Když je otevřených reklamací víc, důležité případy se snadno ztratí mezi ostatními. CÉZAR ukáže zbývající čas do vyřízení a zvýrazní prodlení.

Víte, kdo se případu věnuje. Odpovědný pracovník a zaznamenané kroky usnadní předání práce mezi kolegy.

Každý případ má svůj termín. Výchozí délku určíte v nastavení a dál pracujete s datem konkrétní reklamace.

Spolupracují i provozovny. Přístup k jejich reklamacím a prodejním dokladům řídíte přístupovými právy.

Co vyžaduje pozornost

−2dny

Čeká se na dodavatele

Termín uplynul. Ověřte stav řešení.

3dny

Oprava probíhá

Blíží se plánované vyřízení.

Připraveno k předání

Výsledek opravy už je u případu.

Přehled spojí stav případu s jeho termínem.

Reklamace i placené opravy

Ať se při opravě neztratí materiál
ani vaše práce.

Náhradní díl, spotřebovaný materiál, práce technika. Všechno rozepsané u konkrétního případu, s množstvím a cenou. Sami určíte, co zákazník hradí.

Úhradu určíte po položkách. Placenou práci i díl bez úhrady můžete vést v jednom servisním případu. Součty zůstanou oddělené.

Navážete na sklad a doklady. Z vybraných položek připravíte výdejku a podle způsobu úhrady platební doklad. Otevřený doklad zkontrolujete a dokončíte.

Od případu rovnou k dokladu.

Zboží, množství i ceny už máte rozepsané. Při přípravě navazujícího dokladu je znovu neopisujete.

Příklad servisního rozpisu

Výměna akumulátoru

Způsob úhrady

AkumulátorMateriál · 1 ks1 200 Kč

Výměna a kontrolaPráce · 1 hodina600 Kč

K úhradě zákazníkem1 800 Kčbez DPH

Z položek k úhradě připravíte navazující výdejku a platební doklad.

Souvislosti zůstávají dohledatelné

Zákazník se ptá.
Vy víte, kde hledat odpověď.

Zákazník volá kvůli výsledku nebo přinese stejný výrobek znovu. U případu najdete, co bylo převzato, jak probíhalo řešení a jak skončilo. Přímo u odběratele i dodavatele navíc vidíte celkový počet reklamací a kolik jich zbývá vyřídit; z přehledu otevřete příslušné případy.

Opakovaná reklamace má historii

Nový případ navážete na předchozí. CÉZAR zachová odkaz a pořadí reklamace, takže snadno dohledáte starší průběh i výsledek.

1. reklamaceOprava výrobku2. reklamaceVazba na předchozí

Převzetí i vyřízení černé na bílém

Protokol o přijetí a protokol o vyřízení můžete zobrazit, vytisknout nebo odeslat e-mailem. Datum, způsob a výsledek řešení zůstávají v evidenci.

Protokol o přijetíProtokol o vyřízení

Přehled pro řízení firmy

Které reklamace se vracejí.
A kde se řešení zdržuje.

Jednotlivý případ potřebuje vyřešit obsluha. Vy potřebujete vidět i souvislosti: které zboží se vrací, u kterého dodavatele vznikají problémy a jak dlouho vyřízení trvá.

17pohledů na výsledky
za zvolené období

Průběh

Otevřené a vyřízené

Počty případů, množství a hodnota reklamovaného zboží.

Čas

Termíny a doba řešení

Případy po termínu a průměrný počet dní do vyřízení.

Opakování

Co se vrací znovu

Opakované reklamace v souvislosti se zbožím a obchodními partnery.

Výsledky si rozdělíte například podle:

ZbožíSortimentuVýrobceDodavateleZákazníkaProvozovnyOdpovědné osoby

Podklad pro jednání s dodavatelem i pro rozhodnutí, na co se má váš tým zaměřit.

Časté otázky

Co chcete vědět před pořízením.

Od prvního přijetí po skladové doklady a výsledky celé agendy.

Vyberte kapitolu otázek a odpovědíPořízení moduluReklamace v praxiServis a přehled

Pro koho má modul největší přínos?

Pro prodejny, velkoobchody a firmy, které přijímají reklamace nebo provádějí opravy. Pomůže zejména tam, kde případ postupně řeší více lidí, část zboží putuje k dodavateli a zákazník se průběžně ptá na výsledek.

Je modul součástí prostředí Cézara?

Ano. Rozšiřuje skladové a obchodní agendy Cézara a využívá jejich zboží, zákazníky, dodavatele a doklady. Reklamace a servis tak řešíte ve známém prostředí s vazbou na původní prodej.

Kterou variantu potřebujeme pro naši firmu?

Modul je nabízen pro generace G2, G3 a G4. Vhodný rozsah závisí na vaší instalaci, počtu uživatelů a provozovnách. Do poptávky stačí uvést registrační číslo Cézara nebo firemní údaje; podle nich připravíme nabídku pro vaši firmu.

Lze začít Start verzí?

Ano, v nabídce Start verzí je i Reklamace a servis. Start verze je na 60 dní. Při přechodu na časově neomezenou plnou verzi se doúčtuje rozdíl ceny a zachovají se zadaná data i nastavení. Konkrétní cenu a dostupnou variantu najdete v adresné nabídce.

Co se stane po odeslání formuláře?

Pokud stránka neobsahuje cenu pro vaši variantu, odesíláte nezávaznou poptávku a připravíme vám adresnou nabídku. Pokud už formulář zobrazuje cenu a rozsah licence, slouží k objednání uvedené varianty. Pro radu můžete využít samostatné tlačítko „Potřebujete poradit?“.

Musíme znovu opisovat údaje z prodeje?

Nemusíte. Reklamaci lze založit z původní výdejky a vybrat reklamovanou položku. CÉZAR převezme související údaje o zákazníkovi, zboží a prodeji. Omezíte opisování a chyby, které při něm vznikají.

Přijmeme reklamaci i bez dohledané výdejky?

Ano. Vazba na původní výdejku není povinná. Zákazníka a reklamované zboží lze vybrat nebo doplnit při přijetí. U případu pak vedete popis závady, požadované řešení i termín.

Umí modul reklamace řešené dodavatelem i vlastní servis?

Ano. U dodavatelské reklamace zaznamenáte předání zboží, jeho návrat a vyjádření dodavatele. Vlastní opravu můžete vést přímo u případu včetně materiálu a práce. Postup přizpůsobíte tomu, jak konkrétní reklamaci skutečně řešíte.

Jak nám pomůže s termíny?

U případu evidujete předpokládané datum vyřízení. Přehled ukazuje zbývající čas a zvýrazní prodlení. Výchozí délka pro nový případ vychází z nastavení programu; u konkrétní reklamace pracujete s jejím termínem.

Co když zákazník reklamuje výrobek opakovaně?

Novou reklamaci můžete navázat na předchozí. Dostane vlastní číslo a pořadí reklamace, přitom zachová odkaz na původní případ. Snadno tak dohledáte, co se řešilo dříve a jaký byl výsledek.

Lze oddělit placené položky od těch bez úhrady?

Ano. U materiálu a práce určíte, které položky má zákazník uhradit. Modul počítá obě skupiny zvlášť. V jednom případu tak můžete mít náhradní díl bez úhrady i placenou práci nebo další materiál.

Jak naváže oprava na sklad a vyúčtování?

Ze zadaných položek připravíte výdejku. Položky k úhradě a bez úhrady lze zpracovat odděleně. Navazující doklad se otevře ke kontrole a dokončení v Cézarovi, takže údaje nemusíte znovu přepisovat.

Dostane zákazník potvrzení o přijetí a vyřízení?

Ano. K dispozici jsou protokoly o přijetí a vyřízení reklamace. Můžete je zobrazit v náhledu, vytisknout nebo odeslat e-mailem. Výsledek a datum vyřízení současně zůstávají u případu.

Mohou spolupracovat lidé z více provozoven?

Ano, s odpovídajícími přístupovými právy. Program rozlišuje přístup k reklamacím jiných provozoven, přijetí reklamace k jejich prodeji a změnu provozovny případu. U jednotlivých kroků se zaznamenává pracovník, datum a čas.

Zjistíme, které zboží nebo dodavatelé se reklamují nejčastěji?

Ano. Přehled za zvolené období sleduje počty, množství a hodnotu reklamovaného zboží, otevřené a vyřízené případy, opakované reklamace, termíny i průměrnou dobu vyřízení. Výsledky můžete rozdělit do 17 pohledů, například podle zboží, výrobce, dodavatele, zákazníka nebo provozovny.

Nezávazná poptávka

Zašleme vám nabídku pro vaši firmu.

Podle registračního čísla nebo IČ dohledáme vaši firmu a zašleme vám vaši adresnou nabídku.

Zašleme vám adresnou nabídku

Stačí vyplnit registrační číslo Cézara. Pokud jej neznáte, instalace se dohledá podle firemních údajů. Odešlete tento poptávkový formulář a obratem obdržíte svou personalizovanou nabídku.

Reklamace a servis.Od převzetíaž k vyřízení.