Informace o novém modulu
CÉZAR®: EMAIL MANAGER
CÉZAR®: EMAIL MANAGER
Modul EMAIL MANAGER umožňuje operativní a komfortní odesílání emailů přímo z prostředí systému CÉZAR. Zajišťuje mj. přímé odesílání emailových zpráv odběratelům, dodavatelům a dalším obchodním partnerům, umožňuje rozesílání tzv. typizovaných zpráv prostřednictvím tzv. šablon.
Přejít na objednávkový formulář
Nekupujte papír... Neplýtvejte barvami... Nechoďte na poštu...
Začněte s Cézarem elektronicky fakturovat! :)
Začněte s Cézarem elektronicky fakturovat! :)
Odesílání elektronických dokladů ve formátu PDF
Elektronická fakturace | Elektronické daňové a účetní doklady
EMAIL MANAGER umožňuje vytvářet a odesílat doklady (faktury, dodací listy, objednávky atd.) v elektronické podobě ve formátu PDF. Formát PDF vám umožní odesílat doklady v takové podobě, že příjemce těchto dokladů po jejich vytištění obdrží zcela identickou kopii vámi tištěného dokladu, takže odpadá (i dle zákona) nutnost doklad zasílat poštou. Tím lze nejenom zjednodušit a zrychlit odesílání dokladů a sestav, ale zároveň dosáhnout i značných úspor za nákup papíru a náplní do tiskáren a nákladů na poštovné. Dokumenty v PDF lze vybavit i vaším naskenovaným razítkem a podpisem, takže tyto doklady jsou zcela plnohodnotnými daňovými a účetními doklady v souladu s našimi platnými zákony.
Jaké jsou výhody formátu PDF?
- Formát PDF je celosvětově nejpoužívanější formát pro elektronické dokumenty.
- Doklady a sestavy v PDF vypadají zcela identicky jako tištěné (včetně např. loga vaší firmy, definované hlavičky a patičky stránky, razítka, podpisu apod.).
- Doklady v PDF formátu jsou standardně zašifrovány a chráněny před dodatečnými neoprávněnými změnami. Máte tak jistotu, že daňové doklady nemohou být nikterak opravovány.
- Daňové a účetní doklady odeslané ve formátu PDF jsou všeobecně používané a bezproblémů uznávané jako plnohodnotné daňové doklady bez nutnosti je zasílat v tištěné podobě.
Co je formát PDF a jak prohlížet a tisknout PDF dokumenty?
Formát PDF, který vytvořila firma Adobe, je celosvětově nejrozšířenějším formátem pro odesílání elektronických dokumentů (daňových dokladů, objednávek, nabídek apod.). Dokumenty v tomto formátu lze zobrazovat a tisknout v prohlížeči Adobe Acrobat Reader, který je k dispozici zcela zdarma (můžete si jej stáhnout zde).
Příklady elektronických dokladů:
Tip: Pokud kliknete na vybraný obrázek (nebo odkaz pod obrázkem), zobrazí se vám
celý PDF dokument.
Faktura - daňový doklad
|
Faktura - daňový doklad
|
Dodací list
|
Objednávka
|
Ceník
|
Potvrzení objednávky
|
Zálohová faktura
|
Přiznání k DPH
|
7 dobrých důvodů proč odesílat emaily přímo z Cézara
1) Komfortní odesílání dokladů a sestav
- Email manager je zcela integrován do programu - pro odeslání emailu nebo třeba zobrazení seznamu emailů odeslaných vybranému odběrateli nemusíte spouštět žádné další programy.
- Při odesílání emailu vašemu obchodnímu partnerovi (odběrateli, dodavateli, dealerovi...) nemusíte složitě opisovat emailovou adresu třeba do Outlooku - stačí v evidenci najet na příslušného partnera a vybrat funkci "Nový email" nebo po nastavení na konkrétní doklad jej klávesou F5 odeslat.
- Odesílání dokladů a sestav z Cézara je maximálně jednoduché a rychlé - v programu stačí stisknout F5-Tisk a vybrat volbu "Odeslat emailem".
- Email manager umožňuje automatizovaně odesílat kromě běžných emailových zpráv také jakékoliv doklady a sestavy, ale třeba i data vyexportovaná Komunikačním managerem, zálohy dat, exporty do účetnictví, výdejky na disk, elektronické objednávky, ceníky apod.
- V seznamu odpovědných osob si můžete u každého pracovníka přednastavit, ze které emailové adresy se budou jím vystavené emaily odesílat. (např. u pana Nováka emailový účet novak@firma.cz, u pracovníků z obchodního oddělení obchod@firma.cz apod.)
2) Bezpečnější nakládání s vašimi daty
- Na rozdíl od běžným mailovacích programů (ve kterých většinou nelze selektivně zakázat, která data může nebo nesmí konkrétní uživatel odesílat) si v Email managerovi můžete u každého pracovníka nebo skupiny pracovníků detailně nastavit, které typy emailů nebo příloh může nebo nesmí odesílat.
- Pro jednotlivé typy odesílaných emailových zpráv lze nastavit i seznam zakázaných nebo naopak výhradně povolených adres a tím snadno určit, že se např. záloha dat nebo exporty do účetnictví mohou zasílat pouze na přesně vyjmenované adresy.
- U jednotlivých typů zpráv, lze také přednastavit přeposílání tzv. automatických kopií odeslaných emailů na vámi zadané emailové adresy.
- Každé odeslání emailu je v Email manageru pečlivě zaprotokolováno a lze tak snadno kdykoliv zpětně zjistit, kdo z které stanice a kterého účtu daný email odeslal.
- Ve spolupráci se Šifrátorem lze zapnout i automatizované šifrování vybraných odesílaných emailů a tím ochránit vaše citlivá data před případným zneužitím nebo zcizením.
3) Okamžitě (ze všech počítačů) dostupné informace o odeslaných emailech
- U běžných mailovacích programů se seznam odeslaných emailů nachází v jednotlivých emailových schránkách příslušných pracovníků (v lepším případě ve společném úložišti na serveru, v horším případě na každé stanici zvlášť). V praxi je tak velmi obtížné (zvláště pokud není známo, který pracovník email odesílal) jednotlivé emaily dohledávat ...
- ... s Email managerem stačí kliknout například na příslušného odběratele a Cézar ihned dohledá všechny odeslané emaily za vybrané období. Vyhledané emaily lze snadno prohlížet nebo třeba přeposlat.
4) Odesílání elektronických dokladů ve formátu PDF nebo HTML
- V Email manageru lze nyní doklady a sestavy odesílat kromě formátu HTML i ve formátu PDF. Nový formát PDF vám umožní odesílat doklady v takové podobě, že příjemce těchto dokladů po jejich vytištění obdrží zcela identickou kopii vámi tištěného dokladu, takže odpadá (i dle zákona) nutnost doklad zasílat poštou. Tím lze nejenom zjednodušit a zrychlit odesílání dokladů a sestav, ale zároveň dosáhnout i značných úspor za nákup papíru a náplní do tiskáren a nákladů na poštovné. Dokumenty v PDF lze vybavit i vaším naskenovaným razítkem a podpisem, takže tyto doklady jsou zcela plnohodnotnými daňovými a účetními doklady v souladu s našimi platnými zákony.
5) Intuitivní nástroje pro odesílání hromadných emailů
- Email manager také nabízí možnost hromadného zasílání ceníků, akčních nabídek apod. vašim zákazníkům.
- V Email manageru si můžete nadefinovat tzv. odesílací šablony, které pak lze snadno používat pro opakované odesílání typizovaných emailů (např. šablony pro odesílání faktur, objednávek, zálohových faktur, záloh dat, ceníků, nabídkových listů apod.).
- Užitečnou funkcí je také možnost vytvářet si pro potřeby hromadného rozesílání emailů nejrůznější skupiny adresátů podle vámi zadaných kritérií.
- Pokud si některý z vašich zákazníků nabídkové emaily dostávat nepřeje, stačí jej zařadit do tzv. black listu. Black list je rozdělen podle jednotlivých typů emailů. To znamená, že zde můžete určit, že se konkrétnímu zákazníkovi např. nebudou zasílat žádné nabídky, zatímco např. daňové doklady mu běžně odesílány budou.
6) Prohlížení příloh emailů přímo z Cézara
- Email manager také umožňuje jednoduché prohlížení emailových příloh a jejich otevírání v přidružených programech ve Windows (např. textové dokumenty se zobrazí ve Wordu, tabulka v Excelu, PDF dokument v Adobe Readeru, obrázek v prohlížeči obrázků apod.).
Nyní máte možnost si, doslova na stisknutí jediné klávesy, kdykoliv prohlédnout např. doklad, který skutečně emailem odešel a který adresát obdržel, přestože původní doklad v evidenci Cézara mohl být třeba již změněn nebo dokonce smazán. Tato funkce umožní nejen prohlížení původní podoby již odeslaných dokladů, sestav, dokumentů, ale samozřejmě i jejich dodatečný tisk v neměnitelné podobě.
7) Bleskové odesílání emailů na pozadí
- Email manager vás při odesílání emailů nikterak nezdržuje ani "neobtěžuje" - emaily odesílá skrytě na pozadí. Teprve pokud se email nedaří z nějakého důvodu odeslat, objeví se na obrazovce informativní hlášení s příčinami, které jsou zároveň zaznamenány do příslušného protokolu.
Instalaci zvládnete sami...
Ovládání programu se s aktualizací nemění, pouze přibudou nové funkceNová verze automaticky převezme veškerá data a nastavení z vaší předchozí verzePo instalaci, která trvá jen pár minut, můžete ihned pokračovat ve vaší práci
Objednávkový formulář
Potřebujete poradit ?
Pokud potřebujete jakékoli doplňující informace, poradit s výběrem programu nebo třeba vypracovat kalkulaci, neváhejte se obrátit na naší
info linku +420 222 718 812 nebo využijte níže uvedené formuláře a my vás budeme rádi obratem kontaktovat.
Formulář pro odeslání dotazu
Potřebujete s výběrem poradit? - Klikněte a my vám zavoláme! :)
Formulář pro odeslání dotazuPotřebujete s výběrem poradit? - Klikněte a my vám zavoláme! :)