Jak postupovat v systému CÉZAR®
na přelomu roku 2023 a 2024
Tento dokument, který shrnuje postupy používané na konci resp. začátku kalendářního roku v ekonomickém systému CÉZAR®, je rozdělen na část, týkající se obchodních modulů CÉZAR® a na část, týkající se účetních a mzdových modulů.
1) Obchodní a skladové moduly CÉZAR® - na přelomu roku 2023 a 2024
Při práci s obchodními moduly CÉZAR® (Velkoobchodní sklad nebo Maloobchodní prodejna) máte na konci roku tři možnosti, jak dále postupovat. Každý z těchto postupů má své výhody, takže si pozorně pročtěte následující a dle vlastního uvážení zvolte jednu z možností.
Postup č.1: Pokračování ve stávajících datech (doporučujeme!)
Protože ve skladovém programu není nutné rozlišovat účetní období, doporučujeme, v případě, že vaše data nejsou příliš rozsáhlá, pokračovat v plynulé práci, aniž byste zakládali nové období resp. odkládali stará data do archívu.Aktuální velikost vašich dat se zobrazuje pro každý nezávislý sklad žlutě v dolní části v seznamu nezávislých skladů (seznam nezávislých skladů naleznete v menu System nebo po stisku kláves Ctrl+N). Pokud jsou data vašeho skladu větší než například v Cézarovi G1 300 MB (tj. cca 300.000 kB), v Cézarovi G2/G3 větší než 1 GB a v Cézarovi G4 SQL větší než cca 3 GB, pak se již případně vyplatí některý z níže uvedených postupů s čísly 2 resp. 3.
Výhody kontinuálního vedení skladu (částečně platí i pro odložení starých dat):
- nepřerušená evidence všech dokladů - doklady se v novém roce vystavují v samostatné číselné řadě
- všechny tiskové nebo informační sestavy lze tisknout nebo sestavovat za libovolné období
- snadné a rychlé vyhledávání, prohlížení a dotisky dříve vystavených dokladů
- možnost zpětně opravy dříve vystavených dokladů (starší období skladu lze kdykoliv uzamknout)
- hromadná fakturace za výdejky/příjemky s odloženou platbou, které spadají do předchozího období
- možnost snadného porovnávání např. obratů nebo prodejnosti zboží v různých obdobích (letech)
Postup č.2: Odložení starých dat do archívu (vhodné u velmi rozsáhlých dat)
Druhou možnosti, jak ulehčit velkému množství dat, je použití funkce Odložení starých dat do archívu v menu Systém / Nezávislé sklady. Na rozdíl od funkce Založení nového období, popsané v postupu č.3, zachovává tato volba kontinuitu v datech tzn. že rok 2023 není odtržen od nového roku 2024, ale naopak z dat jsou odloženy všechny staré doklady.Např. použijete-li funkci pro odložení starých dat s parametrem "odložit stará data do 31.12.2010", zajistíte tím, že všechny pohyby do 31.12.2010 budou přesunuty do tzv. archivního nezávislého skladu (který pojmenujete např. DATA2010) a v aktuálních datech je nahradí nově vygenerovaná vstupní inventura se stavem na skladě k 31.12.2010.
Velikou výhodou tohoto postupu je skutečnost, že nemusí být proveden ihned, ale samotné odložení dat můžete provést kdykoli zpětně např. v dubnu nebo červnu, což zjednoduší situaci na přelomu prosince a ledna tím, že můžete zcela plynule pokračovat v práci.
Další výhodou je už zmíněná kontinuita, kdy data z roku 2023 (např. z prosince 2023) jsou ve stejném skladu jako nová data z roku 2024 a není nutné pro jejich prohlížení přepínat mezi nezávislými sklady tam a zpět.
Na závěr jedno důležité upozornění:
Odložení starých dat lze provést jen tehdy, pokud jsou vaše data v pořádku z hlediska historie dokladů, což zjistíte v menu Systém / Servisní služby / Kontrola stavů. Rovněž upozorňujeme, že odložení dat je nevratný úkon a proto je dobré před jeho použitím promyslet, jak stará data odložíte, zda k 31.12.2010 či 31.12.2011 apod..
Před provedením odložení dat, si data pečlivě zazálohujte !!
Postup č.3: Založení nového období skladu (nedoporučovaný postup !!)
Pozor: Tuto funkci používat pouze při nutnosti odtržení vašich stávajících dat!Nepoužívat v SQL databázích!
V generacích Cézara pro Windows (G2/G3/G4) používat výhradně postup č. 1 nebo postup č. 2.
Další z možností, jak pokračovat v novém roce, je použití funkce Založení nového období skladu v menu Systém / Nezávislé sklady. Pomocí této funkce se založí nový "nezávislý sklad" např. DATA2024, který z dosavadního skladu převezme číselník skladových karet včetně ceníků a konečného stavu na skladě a seznamy odběratelů, dodavatelů, dealerů, rozvozců, sortimentů, výrobců, dokumentů, bodových kont...
Evidence pohybových dokladů (výdejky, příjemky a inventury) a platebních dokladů (faktury, pokladní doklady) budou prázdné. Pouze v evidenci inventur bude vstupní inventurní doklad, kterým se přebírá stav z předchozího období. Dosavadní sklad se samozřejmě neztratí, ale zůstane v počítači jako samostatný nezávislý sklad, do kterého se bude možné kdykoli přepnout pomocí funkce Systém / Nezávislé sklady / Seznam nezávislých skladů (Ctrl+N) a provést dotisky nebo dohledat potřebné informace.
Upozornění:
Zakládání nových období skladu je nejméně doporučovaný postup !! Tento postup je možné použít zejména tehdy, pokud se chcete nebo se potřebujete zbavit jakékoli staré zátěže v podobě například nepřehledné evidence odběratelů nebo zboží na skladě plné zbytečných záznamů apod., protože v novém období lze relativně beztrestně tyto nepotřebné karty vyřadit použitím klávesy F8 nebo nově přečíslovat (F6-Oprava) apod.. Nevýhodou tohoto postupu je "roztržení dat", tzn., že budete-li dohledávat určitou informaci z prosince 2023, bude nutné se přepnout do předchozího skladu a pak se vrátit zpět do aktuálního skladu a teprve poté vystavovat doklady z roku 2024. Poněkud krkolomný je tento postup i tehdy, pokud přepokládáte určité dodělávky ve starém skladu (opravy, dodatečné doplnění dokladů apod.).
V takovém případě je nutné příslušné změny promítnou do nového období ručně (např. opravou vstupní inventury, zařazením neuhrazené faktury do evidence faktur klávesou Alt+F3 apod.).
Na závěr ještě jedno důležité upozornění:
Před založením nového období zvolte funkci Systém / Servisní služby / Přepočítání nákupních cen, aby do nového období mohly být převedeny přesné nákupní ceny. Samozřejmě je třeba mít na paměti, že dodatečné opravy dokladů ve starém skladu musí být v novém skladu provedeny ručně úpravou vstupní inventury v evidenci inventur.
Nastavení nové číselné řady faktur a pokladních dokladů - platí pro všechny tři postupy
Před vystavením první faktury v novém roce 2024 je nutné upravit nastavení číselných řad faktur, ve kterých figuruje označení původního roku například v podobě pevných znaků (např. 23 v číselné řadě #/23). Takovou řadu je nutné změnit (v našem případě na #/24). Pro jistotu doplňujeme, že znak # v číselné řadě znamená, že na toto místo bude programem automaticky generováno vzestupné číslo (v našem případě 1/24, 2/24, 3/24 atd.)Úpravu číselné řady provedete v menu Konfigurace / Nastavení faktur / Vydaných faktur / Číselné řady. V případě, že vedete více číselných řad, pak stejný úkon proveďte v těchto dalších číselných řadách.
Podobný postup aplikujte i pro přijaté faktury a to v menu Konfigurace / Nastavení faktur / Přijatých faktur / Číselné řady.
Chcete-li čísla pokladních dokladů z roku 2024 odlišit od pokladních dokladů z roku 2023, můžete toho dosáhnout použitím funkce Konfigurace / Nastavení pokladních dokladů / Číselné řady, kde pro příjmové resp. výdajové pokladní doklady posunete počátek číselné řady např. na číslo 240000 apod., každopádně toto číslo musí být vyšší, než číslo posledního pokladního dokladu z předchozího roku 2023.
Příprava podkladů pro provedení inventury a zadávání výsledků inventury
Pro tisk stavu zboží na skladě jako podkladu pro provedení inventury lze použít buď funkci F5-Tisk přímo ve skladové evidenci a volbu Tiskové sestavy zboží nebo funkci Operace / Inventura skladu / Tisk stavů zboží na skladě. Jednou či druhou možností vytisknete sestavu, která bude obsahovat seznam skladových karet a jejich aktuální stav na skladě.Výsledek inventury můžete zadat 4 způsoby:
- inventura aktuálního skladu (zadávané hodnoty budou porovnávány s aktuálním stavem na skladě)
- zpětná inventura ke dni (hodnoty budou porovnány se stavem ke zvolenému dni, což lze vhodně použít tehdy, pokud výsledky inventury zadáváte již poté, co byly provedeny nové příjmy resp. výdeje)
- ztráty a odpisy zboží (zde lze zadat konkrétní množství zboží, které chybí tzn. že inventurní rozdíl nepočítá program, ale vy jej rovnou zadáváte)
- navýšení stavů zboží (lze vhodně použít v případě, kdy jste po inventuře dodatečně dohledali zboží a potřebujete je připsat ke stavu)
2) Účetní a mzdové moduly CÉZAR® - na přelomu roku 2023 a 2024
Protože účetnictví rozlišuje účetní období, je nutné pro práci s rokem 2024 založit nové období 2024. K tomuto úkonu je možné použít několik způsobů, které se odvíjejí od toho, do jaké míry máte zpracovaný předchozí rok 2023.
Postup č.1: Založení nového období 2024 zatím bez uzávěrky roku 2023
Pokud potřebujete paralelně pracovat s rokem 2023 a 2024, a přitom ve starém roce máte ještě "hodně" práce, pak nejvhodnější způsob, jak založit nové období je použití funkce v menu Systém / Účetní období, ve kterém nové období založíte pomocí klávesy F3. Po jejím stisku a potvrzením nového letopočtu 2024 se program zeptá, zda chcete do nového účetního období přenést některé z evidencí. Ať už je třeba v roce 2023 dodělat řadu věcí či nikoli, v každém případě doporučujeme evidence přenést, abyste při práci v roce 2024 měli k dispozici všechny potřebné údaje o odběratelích, dodavatelích, účtové osnově atd.Budete-li pracovat ve dvou obdobích, pak je důležité si uvědomit, které nové údaje zůstanou jen v roce 2023 a které se mají promítnout i do roku nového. Řadu dodělávek v roce 2023 lze do roku 2024 dodatečně přenést volbou Roční uzávěrka v menu Účtování, nicméně v režimu práce s oběma obdobími se nedoporučuje modifikovat účtové osnovy, seznamy bankovních účtu a seznamy pokladen. Tyto evidence by měli v průběhu práce s oběma obdobími zůstat totožné v roce starém i novém. Po definitivní uzávěrce roku 2023 toto omezení samozřejmě už nebude nutné dodržovat.
Postup č.2: Založení nového období 2024 s předběžnou uzávěrkou roku 2023
Nové období si můžete založit provedením předběžné uzávěrky pomocí funkce Účtování / Roční uzávěrka. Protože program nerozlišuje předběžnou nebo konečnou uzávěrku, provede stejné úkony jako při běžné roční uzávěrce tzn., že na konec účetního deníku 2023 uloží závěrkové zápisy, ale pokud tyto zápisy po ukončení uzávěrky smažete klávesou F8, dáte tím programu na vědomí, že budete s rokem 2023 ještě pracovat a že právě provedená uzávěrka byla pouze předběžná.Při uzávěrce program provede několik automatických úkonů a požádá vás, abyste potvrdili, jaké evidence chcete do nového roku 2024 přenést. Zde platí stejná pravidla jako u postupu č.1, tzn. nechte přenést vše, abyste mohli v roce 2024 plnohodnotně pracovat. Při tomto postupu platí stejná pravidla pro práci s dvěma obdobími a abychom se neopakovali, pročtěte si prosím poslední odstavec z postupu č.1, protože ta platí i pro tento postup č.2.
Postup č.3: Založení nového období 2024 s uzávěrkou roku 2023
K provedení konečné uzávěrky roku 2023 se použije funkce Účtování / Roční uzávěrka, přičemž na rozdíl od postupu č.2, se v účetním deníku roku 2023 ponechají závěrkové zápisy, které "prohlašují" rok 2023 za ukončený.Při uzávěrce budete dotázání, zda a jaké evidence chcete do roku 2024 přenést. Pokud jste rok 2024 ještě nezakládali nebo v něm nemáte žádná data, doporučujeme přenést všechny evidence. Pokud jste ale již s rokem 2024 pracovali, pečlivě posuďte, které evidence lze přenést a které nikoli. Určitě bude možné provést aktualizaci knihy pohledávek a závazků bez ohledu na to, zda jste v novém roce přidávali nové pohledávky či závazky. U ostatních evidencí už ale bude nutné promyslet, zda jste v novém období 2024 do daných evidenci nepřidávali některé důležité záznamy nebo neprováděli opravy starších záznamů. Např. pokud jste v novém roce 2024 přidávali nové dodavatele nebo opravovali údaje, které o nich vedete, není vhodné přenášet evidenci dodavatelů z roku 2023.
Nastavení číselných řad dokladů v účetnictví
Pokud používáte standardní číselné řady, nebude nutné v účetnictví měnit vzory pro číslování faktur. Standardně totiž obsahují označení RR (např. #/RR), které je automaticky doplňováno označením letopočtu 20 v účetním období 2023 resp. 20 v účetním období 2024 apod. Žádné nastavení nebude potřeba ani u pokladních dokladů, které se v novém období číslují vzestupně od jedničky.Pokud ale nepoužíváte standardní číselné řady, pak přenastavení vašich stávajících číselných řad provedete v menu Konfigurace / Nastavení vydaných faktur / Číselné řady. Stejnou možnost naleznete i ve volbách Nastavení přijatých faktur a Nastavení interních dokladů.