CÉZAR - Ekonomický informační systém

Nová MALOOBCHODNÍ PRODEJNA 17.0
připraveno pro rok 2012

Vážení přátelé,

při tvorbě nové verze 17.0 obchodního systému Cézar pro rok 2012 jsme se vrhli do úprav ne jedním, ale hned několika směry. Pomiňme nyní úpravy legislativní, které děláme spíše z povinnosti. Jako první jsme se zaměřili na obsah dokladů, kde přibyly nové možnosti od tisku čísel dokladů v EAN formátu počínaje, přes možnost tisku více adres, box sdružující údaje pro platbu, více účtů pro platbu, doporučený den úhrady atp., až po reklamní banery, jež se na doklady tisknou v rámci zcela nových marketingových a informačních kampaní. Další okruh se věnuje tzv. “časovým rezervacím” a jeho součástí je i funkce “chronologický přehled budoucích stavů”, systém Cézar tak začíná pracovat s rezervovaným zbožím v přesných časových souvislostech, což velmi zpřesní, zpřehlední a usnadní práci obsluze a zvýší informovanost a zcela jistě také spokojenost vašich zákazníků.

Dalším zajímavým okruhem je podpora obchodních akcí typu “2 za cenu jednoho”, “každý 10. kus se slevou”, “při odběru 5-ti kusů medvěd zdarma” a podobně, nehledě na “dárek zdarma při útratě nad 1000,- Kč”, či automatické připočítávání poštovného, balného, dopravného a dobírečného. Takovýchto okruhů verze 17.0 obsahuje ještě celou řadu, jmenujme například automatické uzamykání období jež ochrání vaše data, či evidenci vašich skladníků, která vám umožní sledovat jejich produktivitu.

Informace o aktuální verzi 29.0 pro rok 2024 naleznete zde.

Přehled novinek v nové verzi 17.0 pro rok 2012

1) Reklamní kampaně - nový způsob informování vašich zákazníků

Nová verze 17.0 přináší zcela nový způsob, jak informovat vaše zákazníky o vašich právě probíhajících nebo připravovaných akcích a reklamách nebo jiných důležitých informacích. Nová verze zavádí novou centrální evidenci marketingových a informačních kampaní. U každé vaší kampaně si můžete určit, od kdy do kdy probíhá, pro jakou skupinu zákazníků platí a na jakých typech dokladů nebo emailů se má zobrazovat.

Takto definované kampaně se pak zcela automaticky tisknou nebo zobrazují na vámi určených typech dokladů. Kampaně lze úspěšně využívat jak pro informace reklamního nebo marketingového charakteru, tak pro jakékoliv jiné důležité informace, které nechcete, aby vaši zákazníci přehlédli. V nastavení každé kampaně lze určit, jak bude oblast, ve které se mají reklamní pruhy na dokladech objevovat, veliká a také, ve které části (nebo částech) dokladu se mají tyto pruhy zobrazovat (resp. tisknout).

Hlavní součástí nastavení každé reklamní kampaně je jeden nebo více reklamních pruhů (boxů), které jsou tvořeny vámi definovanými texty, obrázky a aktivními odkazy. Pokud reklamní kampaň obsahuje více reklamních pruhů, program pak automaticky vybírá, který reklamní pruh se bude na aktuální doklad zobrazovat. Výhodou více reklamních pruhů je, že pokud se jednomu zákazníkovi tiskne v období trvání marketingové kampaně více dokladů (např. zákazník u vás nakupuje častěji), tisknou se i na jeho doklady různé reklamní pruhy.

Každá reklamní kampaň může být určená jen pro tištěné nebo jen pro elektronické nebo pro oba druhy dokladů. Navíc lze v definici kampaně zadat odlišné sady reklamních pruhů pro tištěné a elektronické doklady - pro tisk mohou být obrázky třeba pouze černobílé zatímco pro elektronické doklady mohou být plnohodnotně barevné apod.. V elektronických dokladech mohou mít reklamní pruhy i svou aktivní funkci, kdy se po kliknutí na reklamní pruh může například otevřít vámi určená webová stránka s nabídkou konkrétního inzerovaného produktu nebo vašeho eshopu apod..

Na jaké typy dokladů lze reklamy tisknout?

V podstatě na jakékoliv doklady, které vystavujete vašim zákazníkům - počínaje běžnými, zálohovými nebo proforma fakturami, přes nabídky, potvrzení objednávek, až po proforma nebo běžné dodací listy nebo prodejky.

2) Novela Zákona o DPH od 1. ledna 2012
- změna sazby DPH, nové formuláře, změny v daňových dokladech...

Nová verze 17.0 reaguje také na všechny legislativní změny (v Zákoně o DPH atp.), které vstupují v platnost od 1. ledna 2012. Nejedná se samozřejmě o pouhé přepsání numerické sazby v kolonce s DPH, ale i o další změny týkající se změn ceníků, úpravy tištěných a elektronických formulářů “Přiznání k DPH” či “Souhrnného hlášení”, ale také změny týkající se vystavovaní a evidence daňových dokladů.

V neposlední řadě vstupuje od 1. ledna v platnost i nová úprava “Přenesené daňové povinnosti”, která se od roku 2012 vztahuje mimo jiné i na obory související se stavebnictvím. Přenesená daňová povinnost přímo ovlivňuje způsob zadávání daňových dokladů ve skladovém hospodářství na vstupu i na výstupu (např. zadávání přijatých a vydaných faktur), a také sebou přináší i nové tiskopisy a elektronické výkazy, které s touto změnou souvisejí.

Verze 17.0 tuto nově vzniklou administrativní zátěž vaší firmy řeší s minimálními nároky na obsluhu. Správné vyplnění výkazů je takřka na několik úhozů do klávesnice.

Informace pro plátce DPH:

Jedině u této aktuální verze 17.0 platné pro rok 2012 vám můžeme plně garantovat, že všechny daňové doklady, které vystavujete a tisknete v modulu Velkoobchodní sklad, jejich zákonem určený způsob evidence a jejich správné vykazování, je v souladu s aktuálními legislativními změnami platnými od roku 2012.

3) Zachování cen s DPH při změně sazby DPH od ledna 2012

Se novelou Zákona o DPH byla do verze 17.0 pro rok 2012 přidána i možnost zachování prodejních cen s DPH po změně sazby DPH pouze u vámi vybraných položek. Znamená to, že pokud vaše firma potřebuje se změnou DPH zachovat prodejní ceny s DPH jen u některých skladových položek, je možné si tyto položky označit a pomocí této nové funkce automaticky nechat přecenit tak, že se změna sazby DPH v koncové ceně s DPH neprojeví.

4) Časové rezervace zboží na skladě

Jednou z hlavních novinek, které přináší nová verze 17.0, jsou časové rezervace zboží na skladě.

Jaké jsou rozdíly mezi starým a novým způsobem rezervování zboží na skladě?

Starší verze umí zarezervovat zboží na objednávkách a zamezit jeho prodej zákazníkovi, který jej rezervované nemá. Nová verze 17.0 navíc hlídá, kdo si zboží zarezervoval dříve a ve kterém termínu má být zboží zákazníkovi na jeho přání dodáno. Z toho vyplývají nové kontroly rezervací a nové rozpisy rezervací, které zohlednují i časové pořadí rezervací a požadovaného nebo plánovaného dodání zboží. Při uspokojování rezervované objednávky je nyní nejenom kontrolováno, zda je zboží opravdu na skladě zarezervováno pro tohoto zákazníka, ale také to, aby nedošlo k narušení jak časově předcházejících, tak i následujících rezervací.

Příklad:

Na skladě je 10 ks zboží. Zákazník X má rezervováno 5 ks a zákazník Y 3 ks. Zákazník X projeví zájem o další 3 ks (dohromady 8 ks), Cézar nově zkontroluje zda nemá rezervaci ještě někdo jiný a dovolí expedovat pouze zboží nerezervované tj. 10 - 5 - 3 = 2 ks. Zákazníkovi X lze tedy navíc vyexpedovat pouze 2 ks, aby na skladě zůstalo rezervované množství i pro ostatní zákazníky a např. i náš zákazník Y, který má rezervaci na 3 ks zboží, mohl být plně obsloužen. Zákazníkovi X tak nezbude než si zbývající 1 ks objednat a zarezervovat a tak se zařadit spravedlivě do fronty. (Pochopitelně vše se dá ošetřit v přístupových právech, takže např. majitel firmy může umožnit “předbíhání”)

S novou verzí se vám již nestane, že slíbíte více zákazníkům dodání rezervovaného zboží najednou nebo, že zákazník, který na dodání zboží čeká nejdéle a kvůli kterému se zboží třeba i u dodavatele objednávalo, tak je "předběhnut" jiným zákazníkem, kterému se zboží rezervovalo teprve před několika málo dny. Nová funkce s rozpisem časových rezervací, vám přesně ukáže, zda je zboží rezervované pro konkrétního zákazníka skutečně skladem nebo ne.

Díky informační funkci časových rezervací se už nestane, že by při 5 kusech zboží na skladě, bylo při telefonickém dotazu několik zákazníků ujištěno, že si své 4 objednané kusy mohou ihned vyzvednout. Přičemž spokojen pak při osobním odběru bude pouze první z nich a ostatní budou právem rozezleni, že i přes telefonické ujištění jejich zboží ve skutečnosti již na skladě není.

Jak se určuje časové pořadí rezervací?

Systém Cézar se pro rozhodování ve funkci Chronologický přehled budoucích stavů řídí podle řady různých údajů na objednávkových dokladech. Základním údajem je vámi potvrzený termín dodání z objednávek přijatých (OP) a dále pak datum objednání zboží (z OP). V potaz jsou brány pouze rezervované objednávky. Z druhé strany tedy ze strany budoucího příjmu zboží se systém opírá o objednávky vydané s potvrzenou dodávkou a to o potvrzený termín dodání. Zda a kdy bude objednávka přijatá uspokojena je počítáno dle dostupnosti jednotlivých položek na této objednávce, zda a kolik položek je skladem, zda a kolik jich je rezervováno, zda a kolik jich má být kdy dodáno, a zda a kolik jich je objednáno u dodavatele. Po propočtu těchto všech údajů (je třeba, aby byly na dokladech správně zadány) funkce vytvoří aktuální seznam objednávek přijatých řazený, tak jak budou fyzicky uspokojovány i s u vedením data realizace uspokojení. Do tohoto pořadí může pochopitelně zasáhnout obsluha s patřičnými přístupovými právy, ať již uspokojením některé objednávky mimo spočtený termín, či změnou údajů o potvrzeném termínu dodání zboží na objednávkách.

Návaznost časových rezervací na zboží objednané u vašich dodavatelů

Časová provázanost objednávek přijatých nově pracuje i s objednávkami vydanými, a jejich časovou posloupností potvrzeních dodávek, takže kromě informace zda je požadované zboží skladem, rezervované či k expedici, systém Cézar nově podá informaci i kdy rezervované zboží bude k dispozici pro jednotlivé objednávky či, kdy bude volně dostupné pro zákazníky, kteří je nemají zarezervované.

5) Chronologický přehled budoucích stavů zboží na skladě

S novou verzí budete přesně vědět, kdy vám které zboží dorazí od vašich dodavatelů, kolik je pro kterého zákazníka skladem a pokud skladem není, tak který den a jaké množství skladem bude. Funkce Chronologický přehled budoucích stavů, posouvá používání Objednávek přijatých a Objednávek vydaných do zcela nové dimenze. Tato nová funkce najde své uplatnění zejména:

a) z pohledu “zboží”

O každém zboží na skladě lze nově kdykoliv zjistit jeho budoucí vývoj, tj. na kterých objednávkách přijatých a vydaných se vyskytuje, v jakém pořadí, který den a v jakém množství bude zboží vyskladněno nebo naopak naskladněno a jak se díky těmto dokladům bude pohybovat jeho stav. Je tak možné prakticky na jednu klávesu (Ctrl+X) zjistit například informaci požadovanou zákazníkem zda, kdy a v jakém počtu bude položka k odběru či skladem, nebo, kdy bude uspokojena jeho zarezervovaná objednávka.

nebo

b) z pohledu “objednávek přijatých”

Funkce je schopná sestavit chronologické pořadí, jak budou přijaté objednávky uspokojovány a to dle pořadí rezervací, termínů dodání zboží, aktuálních stavů zboží na skladě a termínů potvrzených dodávek zboží z objednávek vydaných. Lze tak zjistit, kdy přijde daná objednávka na řadu, protože systém Cézar sám spočítá možný termín uspokojení objednávky. Lze také snadno zjistit, na které zboží z objednávky se čeká a případně dohodnout s odběratelem např. uspokojení jeho objednávky na několik částí, či naopak popohnat dodávku u dodavatele chybějícího zboží nebo zajistit pár chybějících kusů z jiného zdroje atp..

6) Neomezený počet emailových adres na kartě odběratele a dodavatele
+ komfortní nastavování, kam se mají které typy dokladů odesílat

Nová verze 17.0 umožňuje na kartách odběratelů a dodavatelů zadávat, kromě delší hlavní emailové adresy, i neomezený počet dalších emailových adres. Zároveň s tím lze velmi jednoduše nastavovat na jaké emailové adresy mají být odesílány jednotlivé druhy dokladů. Dá se tak snadno nastavit, aby například dodací listy putovali

do přijímací skladu zákazníka, zatímco faktury rovnou do účtárny, nabídky pak budou směrovány na emaily majitelů a obchodníků a třeba takové upomínky nebo připomenutí splatnosti mohou automaticky dorazit jak na centrální adresu firmy, tak na adresy majitelů a do účtárny.

S novou verzí tak lze velmi snadno zařídit, aby se příslušný doklad či dokument vždy dostal do těch správných rukou a nemusel kolovat po počítačích zákazníka, případně, aby nabídky nekončily ve spamovém koši účetních, či před očima skladníků, kteří nejen těžko rozhodnou o nákupu a navíc není vhodné, aby měli přístup k některým informacím, které vaše nabídka obsahuje.

Na kartě odběratelů lze nastavovat, na jaké emailové kontakty se mají odesílat tyto typy vystavovaných dokladů a dokumentů - faktury, běžné dodací a proforma dodací listy, prodejky, pokladní doklady, zálohové a proforma faktury, potvrzení objednávek, nabídky a ceníky, upomínky, připomenutí úhrad, penalizační faktury, vzájemné zápočty, uznání závazků, dokumenty ve Správci dokumentů a výdejky na disk.

U dodavatelů lze obdobným způsobem směrovat odesílání objednávek, poptávek, vzájemných zápočtů, uznání závazků, dokumentů ve Správci dokumentů a objednávek na disk.

7) Nastavitelná přirážka při platbě malých částek platební kartou

Nová verze 17.0 umožnuje na doklad automaticky vkládat položku se speciální přirážkou v případech, kdy si u vás zákazník zakoupí zboží za nízkou částku a rozhodne se ji uhratit platební kartou. V dnešní době, kdy jsou bankovní poplatky sice propírány v médiích, ale to je asi tak vše, si firma málo kdy může dovolit při nákupu zákazníka např. do 100 Kč zaplatit bance za platbu kartou a ještě generovat dostatečný zisk.

Nová verze vám umožní automaticky vložit do právě placené výdejky (vámi nastavitelný) poplatek za platbu kartou. Tento pevně daný poplatek lze nastavit tak, aby se vkládal právě pouze při určitém typu platby, lze jej podmínit výší částky, omezit jen na určitý okruh nebo typ zákazníků a můžete i časově omezit jeho platnost. Tak je možné (buď plně nebo alespoň částečně) přenést náklady za platbu kartou na méně platící zákazníky.

8) Čísla dokladů ve formě čárového kódu -> Rychlé hledání a profesionální vzhled
vašich dokladů

Tato zcela nová funkce, umožňuje tisknout na všechny vaše vystavované doklady jejich číslo také v grafické podobě čárového kódu (EAN 128). S novou verzí tak dosáhnete nejenom profesionálnějšího vzhledu vámi vystavovaných dokladů, ale nabízí se také možnost při následném dohledávání dokladů (např. při reklamaci zboží zákazníkem), používat čtečky čárových kódů, které vám dokáží po sejmutí čárového kódu rychle a přesně vyhledat příslušný doklad.

Čárový kód dokladu lze tisknout prakticky na všechny vystavované doklady počínaje fakturami, prodejkami a dodacími listy, přes reklamační protokoly, nabídky a potvrzení objednávek až po vystavené objednávky, upomínky nebo třeba vzájemné zápočty. Čárové kódy se tisknou jak na tištěné, tak na elektronické doklady (ve formátu PDF).

9) Nově nastavitelné akce - "Dárek zdarma"

Verze 17.0 pro rok 2012 přináší zcela novou možnost jež lze nazvat “DÁREK ZDARMA”. Jak to funguje? Je možné použít dva způsoby zadávání. Buď je možné výdej dárku podmínit počtem prodaných kusů konkrétního zboží (např. při odběru 20 ks baterií - 1 plyšový medvěd zdarma) nebo je možné dárek vázat na celkovou hodnotu výdejky (např. při odběru nad 100 Kč - 1 nákupní taška zdarma nebo při prodeji nad 1000 Kč doprava zdarma).

Takovýchto jednoduchých definic je možné zadat neomezené množství a různě je kombinovat. Dárek rovněž nemusí být (třeba z daňových důvodů) zcela zdarma, ale může mít pevně stanovenou cenu např. 1,- Kč. Přidělení dárku lze také předem omezit na zadané období nebo jen pro určitou skupinu odběratelů, typ platby, způsob dopravy, měnu dokladu apod..

10) Nově nastavitelné akce - "Každá x-tá položka se slevou či zcela zdarma"

Často jsme byli od našich uživatelů dotazováni na možnost dávat při expedici x kusů vybraného zboží právě to x-té zákazníkovi zdarma. Nová verze umožňuje x-tou položku expedovat zdarma s veškerým komfortem, včetně vyznačení této skutečnosti na tištěném dokladu. V definici lze snadno určovat, zda se x-tá položka bude při splnění vámi určených podmínek přidávat ke zboží zcela zdarma, nebo bude zákaníkovi nabídnuta s předem určenou slevou zadanou v procentech nebo za jinou pevně stanovenou cenu.

Příklady:

Při odběru 10 balení sterilované zeleniny 10. balení zdarma

Při prodeji 3 párů rukavic je 3. pár s 50% slevou

Při expedici 20-ti litrů vína je každý 20. litr jen za 1 Kč

atd.

Přidělení položky zdarma lze dále předem podmínit časovým obdobím či omezit jen na určitou skupinu odběratelů, čímž je velmi zvýšena variabilita dané funkce, bez nutnosti zvýšených nároků na obsluhu.

11) Nově nastavitelné akce - "Ke každé x-té položce jiné zboží se slevou/zdarma"

Tuto v praxi hojně využívanou obchodní strategii nyní také beze zbytku řeší nová verze 17.0 a nabízí při tom maximální komfort. V definici je možné snadno nastavovat, aby se při prodeji různého množství zboží pokaždé přiděloval jiný druh zboží, jiné množství zboží či za jinou cenu nebo s jinou slevou. Bez nutnosti zásahu, proškolování, či zvýšené koncentrace obsluhy, tak je zaručeno, že váš zákazník dostane vždy a zcela automaticky veškeré zboží na něž byl ve vaší marketingové akci nalákán.

Příklad č.1: Od nákupu 3 palet cihel - doprava zdarma.

Příklad č.2: Při nákupu od 500 m2 podlahové krytiny - podlahové lišty zdarma. Při nákupi více než 1000 m2 - podlahové lišty včetně pokládky zdarma.

Příklad č.3: Při nákupu 30 m podlahové krytiny přidat řezák na linolea za 50%, ale při nákupu 50 m podlahové krytiny přidat řezák na linolea za 50% a navíc náhradní nůž zdarma a při nákupu 100 m podlahové krytiny přidat řezák na linolea zdarma a 2x náhradní nůž zdarma...

Příklad č.4: Při odběru 5 ks náplně do osvěžovače 1x ruční dávkovač zdarma, ale při odběru 50 ks náplně do osvěžovače 1x automatický dávkovač zdarma.

Příklad č.5: Při nákupu 3 židlí - 4. židle zdarma.

Přidělení jiného zboží k prodávaným položkám lze dále podmínit časovým obdobím či omezit je na určitou skupinu odběratelů, čímž je velmi zvýšena variabilita dané funkce, bez nutnosti zvýšených nároků na obsluhu.

12) Poštovné - Balné - Dobírečné - Dopravné

Tato zcela nová komplexní funkce umožňuje přednastavovat, aby systém Cézar za vás automaticky přiděloval a připočítával na vytvářené doklady po jejich uložení položky typu poštovné, balné, dobírečné, dopravné atp.. Přidělení těchto položek lze podmínit časovým obdobím, výší celkové částky dokladu, omezit je na určitou skupinu odběratelů, typ platby, dopravce a způsob dopravy či měnu na dokladu. Tato funkce sejme z obsluhy systému Cézar povinnost myslet na to, že do určité částky je nutné připočítat balné a kolik se počítá za dopravu, když zásilku veze PPL nebo Česká pošta, vést v patrnosti zda se bude připočítávat poplatek za dobírku, když se ještě neví jaký bude způsob platby a při dodatečné změně platby na úhradu dobírkou nezapomenout do výdejky poplatek dodatečně zadat.

S novou verzí stačí jednoduchým způsobem stanovit pravidla, kdy, jaké položky, v jakém množství a za kolik má program při expedici sám připojovat na doklad a již se vám nikdy nemůže stát, že by někdo na správné připojení nebo naopak nepřipojení těchto položek zapoměl.

13) Nová evidence skladníků s vyhodnocováním jejich činnosti

Nová verze 17.0 přináší také novou evidenci vašich “skladníků”. Tato funkce umožňuje zadávat, evidovat, přiřazovat, hodnotit, zjišťovat a tisknout informace o skladnících, podobně jako o odpovědných osobách, rozvozcích či dealerech. Skladníky je možné zadávat na výdejky, příjemky, inventury i doklady o výrobě a to buď při jejich pořizování nebo až při vyskladňování či naskladňování zboží. Tímto způsobem pak lze kontrolovat výkonnost jednotlivých pracovníků při příjmu, expedici nebo inventurování zboží a na základě těchto informací pak optimalizovat řízení jejich činnosti nebo jejich odměňování.

Ve funkci potvrzení vyskladnění (a naskladnění) v této souvislosti přibyla nová volba “vyskladněno/naskladněno s určením skladníka”, jež umožňuje při potvrzení fyzického vyskladnění (nebo naskladnění) zboží snadno určit, který skladník se na realizaci naskladnění či vyskladnění dokladu podílel. Jeho jméno je pak nejen na daném dokladu uloženo, ale je možné jej i tisknout na dodací list, příjemku či fakturu vedle odpovědné osoby. S touto novou funkcí tak lze snadno odlišit administrativního pracovníka, tedy "tvůrce" dokladu, od osoby jež zboží dle dokladu připravila a je tedy možné později určit, kdo nese odpovědnost za případné chyby v daném obchodním případě.

Podobně jako třeba u odpovědných osob lze v nové verzi detailně vyhodnocovat i skladníky. Lze tak přehledně porovnávat, kolik který skladník za libovolné období provedl expedic, příjmů nebo třeba inventur. Stejně tak lze například zjistit, jaké množství dokladů bylo zákazníky zpětně reklamováno nebo vráceno. Jaká celková hmotnost nebo celkový počet kusů zboží musel skladníkovi "projít" rukama apod..

14) Nové možnosti informačních funkcí - kombinované filtry!

Nová verze 17.0 přidává do informačních funkcí další zcela nový rozměr. Ve všech funkcích u nichž je to možné, přibyla volba “filtrovat odběratele” respektive “filtrovat dodavatele”. Znamená to, že například při “hodnocení prodejů sortimentů” lze zjistit kolik se daného sortimentu prodalo vybranému odběrateli, odběratelské skupině, regionu, či jakkoliv jinak filtrované skupině odběratelů. Dá se takto například zjistit kolik se daného zboží prodalo nepodnikajícím osobám, či jaké množství alkoholických nápojů odebrali supermarkety třeba v regionu Západní Čechy.

Stejným způsobem lze např. odfiltrovat z hodnocení příjmu dle výrobců tuzemské dodavatele od zahraničních apod.. Nabízí se tak řada nových informací, která vám pomůže rozhodovat o dalších krocích v obchodní strategii vaší firmy.

Možnosti této nové funkce jsou doslova neomezené a záleží jen na vašich potřebách a vaší fantazii, jaké kombinované sestavy si v nové verzi necháte sestavit... :-)

15) Seznam dalších vašich kontaktních údajů a jejich možný tisk na doklady

Nová verze 17.0 významně rozšiřuje Údaje o vaší firmě o přehlednou evidenci vašich dalších firemních kontaktních údajů, ve kterých lze evidovat adresy vašich dalších poboček, prodejen a provozoven nebo jakékoliv jiné kontaktní fyzické nebo elektronické adresy. Tyto kontaktní adresy pak lze snadno tisknout na vybrané doklady nebo sestavy.

V evidenci vašich dalších firemních údajů lze určit, jakého místa se nový kontakt týká (jak se kontakt jmenuje) např. příjmový sklad, expediční sklad, vzorková prodejna, reklamace, montáž, servis, pobočka, prodejna, centrála, účtárna, fakturace, vedení firmy atp.. Kromě fyzické adresy lze ke kontaktu zadávat emailovou adresu, www stránky, telefonní, faxová a mobilní čísla, ale třeba i informace o otevírací době nebo jakékoliv jiné doplňující texty.

Následně je možné rozhodnout, které vaše kontakty se budou tisknout na které typy dokladů. Lze tak snadno nastavit, aby se například na objednávky pro vaše dodavatele tiskla i informace o místě, kam se má objednané zboží dovést nebo na faktury lze třeba tisknout kontakty, ze kterých se váš zákazník dozví adresu výdejního místa, servisu či reklamace nebo třeba kontakt na pracovníka provádějící montáž nebo dopravu zboží. Na vystavované elektronické doklady lze vkládat i odkaz na mapu, kde se konkrétní kontaktní adresa nachází nebo odkaz na zobrazení trasy, jak se k vám může zákazník nebo dodavatel nejlépe dostat.

16) Automatizovatelné uzamykání období skladu a DPH

Nová verze systému Cézar 17.0 pro rok 2012 zvyšuje automatickou bezpečnost dat před nežádoucími změnami. Možnost nastavení uzamčení období skladu či uzamčení období DPH nabízel systém Cézar již v předchozí verzi. Tento systém však byl plně závislý na obsluze, což znamenalo buď, zplnomocnění nějakého pracovníka k těmto úkonům, nebo trvalé zařazení těchto úkonů do harmonogramu činností majitele firmy či hlavního účetního. V každém případě byl tento systém zámků doposud závislý na lidském faktoru, což ne vždy bývá přínosem. Nová verze umožňuje jednou pro vždy nastavit, který den a v jakém čase se má období skladu samo automaticky uzamknout. Tímto způsobem lze určit, že např. každý den ve 12:00 se má ve skladu automaticky uzamknout včerejší den. Obsluha tak ví, že veškeré opravné práce do dokladů minulého dne musí zvládnout ještě během dopoledne, uzamčení skladu pak proběhne bez jejího zásahu a veškeré další změny jsou umožněny pouze se zadáním hesla.

Stejným způsobem lze naprogramovat i zamykání období DPH. Například Přiznání k DPH odevzdáváte 20. každého měsíce - nastavíte si tedy automaticky zámek, že 20. každého měsíce třeba v 00 hodin se uzamkne předchozí měsíc DPH - takže nebude možné (ani omylem) zadat nový daňový doklad patřící do uzamčeného období nebo pozměňovat jakékoliv daňové významné udaje na již existujících daňových dokladech patřících do tohoto období.

Takto automaticky nastavené zámky lze navíc (s příslušnými povolenými přístupovými právy) ručně dočasně odemknout, aby ve chvíli kdy nastane opět doba jich automatického uzamčení opět sami zapadly a plnili tak svou funkci. Dokáží tak eliminovat nebezpečí, že člověk, který je na dočasnou dobu vyjímečně odemkl, je zapomene za sebou zamknout.

Tento systém zámků se stává "neprůstřelný" také v součinnosti s další bezpečnostní novinkou - automatickou kontrolou a korekcí správného data a času, díky které dokáže systém Cézar okamžitě rozpoznat případnou třeba i nechtěnou manipulaci se systémovým datem a časem počítače a tento údaj vrátit zpět na správné hodnoty.

Možnosti automatického uzamykání lze libovolně kombinovat s manuálními zámky.

17) Automatická kontrola a korekce správného data a času
aneb Konec obcházení uzamčeného období a časových zámků dokladů

Tato zcela nová funkce dokáže zajistit pomocí on-line komunikace, aby na všech stanicích se systémem Cézar 17.0 běžel vždy správný aktuální čas. Takže doba pořízení dokladů ukládaná na vystavovaných dokladech bude mít od nové verze vždy relevantní hodnotu. Rovněž u záznamů pořizovaných do protokolu operací se již nebude stávat, že by časová posloupnost jejích pořízení neodpovídala v řádu hodin minut či dokonce dní, jak se nyní u některých firem, díky externím změnám operačního data a času počítače, stáválo.

S novou verzí již také nebude možné, aby každý uživatel (pokud k tomu nebude mít výslovné povolení v přístupových právech) mohl libovolně externě ani jakkoliv jinak měnit na svém počítači aktuální datum a čas. A tím neoprávněně manipulovat nebo obcházet (automatické či ruční) uzamykání období skladu nebo časových zámků dokladů. Tato funkce je naprostou eliminací možného neoprávněného manipulování s daty nebo obcházení zamčených dokladů změnou dnešního data nebo času např. ve Windows.

Poznámka: Tuto funkci, která je v nové verzi standardně zapnutá, lze v případě potřeby (pouze se znalostí nejvyššího managerského hesla) deaktivovat.

18) Příkazy k úhradě v cizích měnách

Nová verze 17.0 přináší s možností volby měny, ve které máte vedeny vaše bankovní účty i možnost zadávat vaše příkazy k úhradě v cizích měnách. Pokud nyní zadáváte příkaz k úhradě k bankovnímu účtu, který máte veden v cizí měně, je příkaz k úhradě automaticky uložen, vypočítán a následně i vytištěn ve stejné měně, jako bankovní účet. Stejně tak jsou k úhradě automaticky nabízeny neuhrazené faktury, které jsou v evidenci vedené v této měně...

19) Automatizovatelné připojování položek na doklady (dle nastavených pravidel)

Tato nová funkce vám umožní automaticky na doklad po jeho uložení přidávat libovolné položky dle vaší předem zadané definice. Tímto způsobem je možné řešit např. variabilní vložení různých textových údajů s důležitou informací nebo automatické vkládání např. poplatku za platbu kartou při útratě do 100 Kč nebo přidávat položky zboží za plnou cenu (např. couvert) nebo naopak za symbolickou cenu (např. dárek za korunu), či zcela zdarma (např. katalog na příští čtvrtletí).

Přidělování těchto položek na doklady lze podmínit časovým obdobím, výší celkové částky dokladu, omezit je jen na určitou skupinu odběratelů, typ platby, dopravce, způsob dopravy či měnu dokladu.

20) Chytré odkazy ve vašich odesílaných emailech

V nastavení emailových účtů (odesílatelů) lze v nové verzi 17.0 zapnout tzv. chytré odkazy, které na konec každého odesílaného emailu, který bude odesílat příslušný odesílatel, automaticky připojí vámi vybrané chytré odkazy - na vaše www stránky, zobrazení adresy vaší firmy na mapě, zobrazení trasy od adresáta k vám (je-li známa jeho adresa), či odkaz na vaší firmu v rejstříku ARES.

Podobné odkazy na prokliknutí se mohou nově objevovat i na vámi odesílaných elektronických dokladech (ve formátu PDF).

21) Variabilní definice složení kompletů a sad (dle vámi nastavených pravidel)

Nová verze 17.0 také umožňuje pružnější práci s definicemi komponent ve složení kompletů a sad. Nově lze provádět tzv. podmíněné vložení komponent i v definici sad s kompletů. Lze nadefinovat v jakém časovém období je vložení platné, takže lze dopředu určit změnu definice složení a zároveň tak ke zpětné kontrole zachovat historii. Rovněž lze nově rozhodovat jaké složení bude sada či komplet mít v závislosti na odběrateli jemuž je expedován, či lze měnit chování kompletu a sady v závislosti na počtu expedovaných kusů a tím tak podmínit nejen položkové, ale třeba i cenové složení.

Dále přibyla vazba podkaret/barev/velikostí sad a kompletů na podkarty/barvy/velikosti komponent, čímž je automaticky vyskladňována podkarta/barva/velikost komponenty přesně dle podkarty/barvy/velikosti expedované sady a kompletu.

Doposud bylo nutné definovat pro každou barvu jinou sadu a komplet, nová verze tak výrazně přispívá k zpřehlednění a zjednodušení vaší evidence, zvyšuje uživatelský komfort a hlavně eliminuje případné chyby obsluhy. V neposlední řadě je velmi zajímavá možnost rozhodnout o tom, zda bude komponenta do kompletu a sady připojena vždy či pouze při prodeji nebo jen při nákupu. Lze tak nadefinovat zcela nebo z části jiné složení kompletu či sady na vstupu a na výstupu.

22) Variabilní definice připojených položek u zboží (dle nastavených pravidel)

Podobně jako v definici kompletů a sad, přináší nová verze i zcela nové možnosti v definici připojených položek expedovaných nebo přijímaných společně se zbožím. Nově lze provádět tzv. podmíněné vložení připojených položek ke zboží - lze nadefinovat v jakém časovém období je vložení platné, takže lze dopředu určit změnu definice připojených položek ke zboží a zároveň tak ke zpětné kontrole zachovat i její historii. Rovněž lze nově rozhodovat jaké připojené položky bude zboží mít v závislosti na odběrateli jemuž je expedováno, či lze měnit chování připojených položek v závislosti na počtu expedovaných kusů zboží a tím tak podmínit nejen položkové, ale třeba i cenové složení.

Dále přibyla (podobně jako u kompletů, výrobků a sad) i vazba podkaret/barev/velikostí zboží na podkarty/barvy/velikosti připojených položek, čímž je automaticky vyskladňována nebo naskladňována podkarta/barva/velikost připojené položky přesně dle podkarty/barvy/velikosti mateřského zboží. Doposud tato možnost nebyla vůbec k dispozici, nová verze tak výrazně zvyšuje uživatelský komfort.

V neposlední řadě je velmi zajímavá možnost rozhodnout o tom, zda bude položka ke zboží připojena vždy či pouze při prodeji nebo jen při nákupu. Lze tak snadno nadefinovat zcela nebo z části jiné připojované položky ke zboží na vstupu a na výstupu.

23) Možnost zadávat rozvozce k příjemkám + jejich následné vyhodnocování

Nová verze 17.0 zavádí možnost přidělovat rozvozce i k příjemkám, pro případ že vaše firma si sama dováží zboží od dodavatelů, či pokud potřebujete u příjemek evidovat a následně vyhodnocovat, kromě odpovědných osob a skladníků i další osoby, které se na příjmu nebo nákupu zboží podíleli.

S přidáním rozvozců do příjemek přibyla pochopitelně i možnost jejich následného detailního vyhodnocování dle uskutečněných příjmů (nebo výroby), ale také možnost vyhledávání, označování, filtrování, exportování a tisku údaji o rozvozci z evidence příjemek a na příjemky.

24) Vylepšení práce s podkartami, barvami a velikostmi zboží

Nová verze 17.0 přináší možnost označovat položky i v evidenci podkaret, barev nebo velikostí zboží. Nově je tedy možné provádět i v této evidenci hromadné operace s označenými položkami, jako je oprava označených položek, vyhledávání s označením položek, součty označených položek nebo jejich hromadné či postupné mazání.

25-44) Přehled dalších vylepšení

Novinky v Přístupových právech:

Vybraným pracovníkům lze povolovat/zakazovat změnu položek ve složení kompletů a sad nebo připojovaných položek při zadávání dokladu - tj. lze určit, zda je nebo není možné např. při zadávání výdejky pozměňovat složení kompletů a sad nebo připojovaných položek.

zvlášť lze povolovat/zakazovat možnost měnit množství u komponent
pravidla lze nastavovat zvlášť pro příjem zboží a zvlášť pro expedici
zvlášť lze povolovat/zakazovat možnost měnit, přidávat nebo ubírat položky v definici složení

Podobně jako u výdejek - nová možnost povolit nebo zakázat opravy příjemek s platbou.

Novinky v Komunikačním manageru:

Při exportech a importech dat ve formátu CSV je nově možné zapnout ohraničování položek uvozovkami.
Možnost exportovat definici složení výrobků, kompletů a sad.
Možnost exportovat definici připojovaných položek.
Příprava pro exporty ve formátu XML.

Změny v údajích na kartách:

Delší podtitul v údajích o vaší firmě - možnost zadat delší doplňující text o vaší firmě a tisknut jej na vámi vybrané doklady.
Delší hlavní email na kartách odběratelů a dodavatelů.
Neomezený počet dalších emailových adres na kartách odběratelů a dodavatelů.
Delší odkaz na webové stránky na kartách odběratelů a dodavatelů.

Další (často námětované) novinky:

Synchronizace údajů v podskladech - umí nově synchronizovat i definici složení výrobků/kompletů/sad, definici vratných obalů u zboží a textové poznámky a upozorňovací texty zadané u jednotlivých položek na skladě.
Možnost tisknout nebo exportovat seznamy odeslaných emailů.
Možnost prohledávání a filtrování seznamu připojovaných položek a definice složení výrobků, kompletů a sad.
Import příjemky ze souboru je nově dostupný přímo z menu pro příjem zboží (F3-Příjem).
Možnost tisknout na štítky čisla zboží ve formě čárového kódu EAN 128 (ve spojení s přídavným modulem).
Reprezentativnější tisk dokladů a sestav (na tiskárnu, do souboru PDF i emailem).
A další desítky menších vylepšení dále zvyšujících rychlost a komfort ovládání programu...

Informace o aktuální verzi 29.0 pro rok 2024 naleznete zde

Potřebujete poradit ?

Pokud potřebujete jakékoli doplňující informace, poradit s výběrem programu nebo třeba vypracovat kalkulaci, neváhejte se obrátit na naší info linku +420 222 718 812 nebo využijte níže uvedené formuláře a my vás budeme rádi obratem kontaktovat.

Formulář pro odeslání dotazu

Potřebujete s výběrem poradit? - Klikněte a my vám zavoláme! :)